Anforderungen: WEG-Verwalter wird Communitymanager | Immobilien

Wie schaffe ich im Sinne einer aktiven Gestaltung, Pflege und Förderung also eine lebendige WEG-Gemeinschaft? Die Antwort ist zunächst einfach: durch qualitativ hochwertigen Service für kaufmännische, technische und soziale Anforderungen im Bestand sowie die „gute, verstetigte Kommunikation“ zwischen allen Beteiligten. Das klingt einfach, ist es oft aber nicht – und es kostet zudem Zeit und somit finanziellen Aufwand. „Wo noch vor zwei bis drei Jahren Stundenlöhne für Hausverwalter im Rahmen der WEG-Komplettbetreuung von ca. 50 Euro fast normal waren, haben sich berechtigterweise heute die Preise in Teilen nahezu verdoppelt“, so Wilhelm Kunze, Inhaber des Makler- und Hausverwaltungsunternehmens Kunze Immobilien aus Hannover.

„Anforderungen an Vewalter in den letzten zehn Jahren massiv gestiegen“

Kunden profitierten indes von den jahrzehntelangen Erfahrungen buchhalterischer und kaufmännischer Leistungen sowie den hauseigenen Hausmeister- und Handwerkerservices, so Kunze weiter. Letzteres ist sprichwörtlich Gold wert. „Wir warten für einen Dachgeschossausbau bis zu neun Monate und mehr auf eine Baugenehmigung.“ Gute Handwerker zu bekommen sei trotz „Beziehungen“ schon beinahe ein Lotteriespiel, klagt Carl Christian Franzen vom Hamburger Traditionsunternehmen Carl C. Franzen über zu viel Bürokratie und zu wenig Flexibilität. „Die Anforderungen an Hausverwalter sind in den letzten Jahren massiv gestiegen“, so Franzen als stellvertretender Vorsitzender des IVD Nord in Hamburg. Neben steigenden Erwartungen der Eigentümer und Mieter kommen umfassende gesetzliche Auflagen und ESG-Vorgaben hinzu. Für viele Verwalter – insbesondere kleinere Büros – sei das schlicht nicht mehr zu leisten.

Einsatz und Ertrag müssen passen, gerade kleinere WEGs erfahren in diesen Tagen, dass die Spielregeln vonseiten des Verwalters kommen – und nicht umgekehrt. Anstrengende Wohngemeinschaften, wo viel Gesprächs- und Beratungsbedarf herrscht, will heute kein professioneller Verwalter gerne ins eigene Portfolio holen. „Wir machen nur Mietverwaltung, also eine Immobilie, ein Eigentümer“, sagt Jan Meyer, Geschäftsführer von Immoto aus Oldenburg. Meyer war in seiner vorherigen leitenden Tätigkeit in der Region auch lange Jahre im WEG-Bereich aktiv. WEG-Eigentümer seien gut beraten, die Beziehung zu ihre Verwaltungen zu pflegen, beschreibt Meyer die aktuelle Marktsituation. Das Nadelöhr liege hier sicher bei den Kleinsten mit drei bis fünf Wohneinheiten, die immer mehr in die Zwangslage der Eigenverwaltung getrieben werden – bestenfalls mit bausteinartiger Hilfe von Verwaltungsprofis von außen.

Steigende Kosten und Serviceansprüche: Hausverwaltungen unter Druck

WEG-Verwaltungen sind auch aufgrund des enormen Bedarfs in der Lage, „Cherry Picking“ bei der Wahl ihrer Kunden zu betreiben; zu pflegeintensive Gemeinschaften müssten erzogen werden, ist oft von alteingesessenen Verwaltern zu hören. „Ich hätte gerne mal einen Eigentümer für zwei Wochen als Praktikant im Unternehmen, der würde staunen“, so Jan Meyer. Auch der externe Buchhaltungsservice hat seine Grenzen. „Wir haben für bestimmte Gemeinschaften unser Angebot ‚WEG light‘ gemacht und Abrechnungen für kleine WEGs übernommen, doch zumindest in Hannover rechnet sich das nicht“, erklärt Kunze. Was sich im Unternehmen bewährt habe, sei aber die regelmäßige Sprechstunde für Eigentümer einmal im Monat. Die Größe der zu betreuenden WEG spielt bei der Kosteneffizienz eine wesentliche Rolle. Ab 500 Wohneinheiten aufwärts wie im Ihme-Center bietet sich laut Kunze im Eigeninteresse sogar ein festes Büro der Hausverwaltung vor Ort an, denn in dieser Größenordnung fielen immer wieder Dinge an, ob klein.

Hausverwaltungen stehen allerdings zunehmend unter Druck, steigende Kosten und Serviceansprüche unter einen Hut zu bekommen. „Gerade im Bereich der WEG- und Sondereigentums-Verwaltung, die wir unseren Kunden anbieten, sind die Gewinnmargen sehr gering und die Anforderungen der Eigentümer hoch“, sagt Stefan Fuchs, Managing Director bei der Domicil Real Estate Group. Eine sinnvolle Digitalisierung, strukturierte Prozesse und ein enger Kontakt zu den Mietern und Eigentümern helfen laut Fuchs immer, Kosten zu sparen, ohne Qualitätsverluste im Service zu erleiden. Dazu sollte eine Verwaltung bestenfalls auch immer mit anderen Leistungen kombiniert werden, um kosteneffizient arbeiten zu können. Digitale Lösungen ermöglichen außerdem eine effiziente Verwaltung von Immobilien. Dies umfasst die Verwaltung von Mietverträgen, die Abwicklung von Zahlungen, die Kommunikation mit Mietern oder Eigentümern und die Überwachung von Wartungs- und Reparaturarbeiten.

Wichtig: Ein guter Draht zum Verwaltungsbeirat

BVI-Vorstandsmitglied Peter Nahlenz betreut allein in seiner Heimatregion in Heppenheim mit acht Teilzeitmitarbeitenden rund 1.500 Wohneinheiten in 100 Objekten. Ob es sich um eine gute WEG oder eher um eine zerstrittene handelt, kann Nahlenz anhand von drei Merkmalen schnell erkennen. „Ich lasse mir die Teilungserklärung, die letzten drei Versammlungsprotokolle (an denen abzulesen sei, wie ‚diskussionsfreudig‘ die Gemeinschaft ist) sowie die Abrechnung schicken.“ Nahlenz’ Firma Imovewa Immobilienverwaltung prüft generell jede Anfrage auch kleinerer WEGs mit beispielsweise drei Wohneinheiten.

Bei größeren Verwaltungseinheiten ab 50 oder eher ab 80 zu betreuenden Wohneinheiten werde es günstiger, bei beratungsintensiven „schwierigeren“ WEGs leiste man sich den Luxus, Aufschläge zu nehmen, so Nahlenz. Dafür gebe es am Ende, soweit nicht rechtlich bindend, ein tolles Netzwerk an Experten, vom Architekten über den Energieberater, Dachsanierer oder PV-Fachmann bis hin zum Bausachverständigen. Die Aufgaben der Verwalter werden laut Nahlenz komplexer. Juristischer, kaufmännischer und technischer Sachverstand seien nötig, außerdem eine gehörige Portion Sozialkompetenz, denn hinter den Objekten aus Stein stünden immer die Menschen mit ihren jeweiligen Bedürfnissen.

Smarte Digitalisierungslösungen

Ob Selbstnutzer oder Kapitalanleger mache in der Form der Betreuung schon einen Unterschied, so Nahlenz. Während für Anleger vor allem nüchternes Zahlenwerk zähle, suchten die Nutzerinnen und Nutzer ihrer eigenen Immobilie häufig den persönlichen Austausch in Alltagsfragen. Das sind laut Nahlenz oft banale Dinge wie der grillende Nachbar auf dem Balkon, die zu laute Party oder die ständig belegte Wäscheleine im Waschraum. Hilfreich sei zudem generell der gute Draht zum Verwaltungsbeirat als Sprachrohr der Gemeinschaft. Wer als Eigentümergemeinschaft die Preise drücken will, zahlt nach der Erfahrung von Nahlenz am Ende drauf. Der Markt sei zudem so, dass im Sinne funktionierender, fachlich unangreifbarer Dienstleistungen die Verwaltung tunlichst „gepflegt“ werden sollte. Am Ende gelte heute, „dass, wer billig kauft, am Ende zweimal zahlt“.

Wentzel Dr. gehört mit ca. 4.300 Mitarbeitenden neben der städtischen Saga zu den größten Verwaltern in Hamburg. „Datensicher, rechtskonform und made in Germany“, verspricht der Softwareanbieter Vulcavo aus dem Kölner Raum seinen Kunden. Einer von ihnen ist Carsten Jonas, Geschäftsführer bei Wentzel Dr. und dort erster Ansprechpartner bei den Themen WEG-Verwaltung und Immobilien im Privatvermögen. Das Start-up Vulvaco begann 2018 unter dem Namen smarteins und wurde über den Kunden Pandion schnell zu einem unabhängigen Tool für Hausverwaltungen.

Offizieller Kooperationspartner ist der VDIV. Die Zukunft der Hausverwaltung liegt nach Aussage von Stefan Fuchs von Domicil eindeutig in der nutzerfreundlichen und transparenten Digitalisierung und dem guten Management von Mieter- und Vermieterbeziehungen. Mit der Eigentümer-App habe man diesen Schritt intern schon vor mehreren Jahren angestoßen und werde in den nächsten Monaten die Prozesse und Abläufe in einem umfassenden, erweiterten Digitalisierungsprojekt weiter ausbauen.

Die Zukunft der Hausverwaltung

Das Unternehmen aus München hat in erster Linie Kapitalanleger im Blick. Fuchs: „Die Zeiten sind nicht nur herausfordernd, sondern bieten auch große Chancen, die Kommunikation zwischen Hausverwaltung, Mietern und Vermietern dank smarter Digitalisierungslösungen zu vereinfachen.“ Seit 1822 ist das Hausverwaltungs- und Maklerunternehmen M.J. & M.E. Strokarck in Hamburg tätig. Jürgen Strokarck als Mitgeschäftsführer ist in der fünften Generation für seine Klientel da. Mit seiner Nichte Christine Strokarck wird die Familientradition seit geraumer Zeit in nun sechster Generation fortgesetzt. Das Verwalten ist den Strokarcks in die Wiege gelegt worden. Mit aktuell 203-jähriger Firmengeschichte zählt M.J. & M.E. Strokarck zu einem der ältesten familiengeführten Unternehmen in der Hansestadt Hamburg. Im Fokus stehe dabei, so Jürgen Strokarck, insbesondere die Betreuung privater Verwaltungskunden, unabhängig davon, ob ein kleineres Zinshaus, ein Bürohaus oder umfangreicherer Grundbesitz.

Über das Onlineportal Homecase haben Hauseigentümer bei Strokarck Zugriff auf wichtige Unterlagen wie ihre Abrechnung und weitere wichtige Dokumente, Mieter können Verträge und ihre Betriebskostenabrechnungen einsehen und auf kurzem Weg kommunizieren. Die WEG-Verwaltung werde geprägt durch gute Zusammenarbeit zwischen Wohnungseigentümern, Beiräten und Verwaltung. Als gerne angenommener Service habe sich für ein größeres WEG-Objekt ein nahezu monatliches regelmäßiges Treffen nicht virtuell, sondern real am entsprechenden Objekt herausgestellt. Hier könne man die dringenden Fragen direkt Auge in Auge miteinander besprechen, so Strokarck.

Hausverwaltung: Massive Zeitersparnis durch Digitalisierung

Die Zukunft liegt zweifellos in der Digitalisierung. Die Kosten für die Verwaltung lassen sich auf lange Sicht teilweise in etwa halbieren. So entsteht Spielraum für eine gesellschaftliche Chance: die Stärkung der Hausgemeinschaften. Die Sterr GmbH spart nach eigenen Angaben mit dem Anbieter casavi bis zu 75 Prozent Zeit. Bei immobecker GmbH habe man den Wandel zur vollständigen Digitalisierung gemeistert und die Bearbeitungszeiten halbieren können. Nahlenz fasst das Prinzip zusammen: ‚Hausverwaltung goes Community Management‘ heiße, dass in funktionierenden Hausgemeinschaften zu leben nicht nur schöner ist, sondern auch die Instandhaltungskosten dadurch sinken. Das Motto: „Wer seine Nachbarschaft mag, der pflegt sie auch.“ Die Digitalisierung ist demnach zugleich eine Investition in den Wert der Gemeinschaft wie in den Wert der eigenen Immobilie.

Dieser Beitrag stammt aus der aktuellen Ausgabe 04/24 der „Immobilienwirtschaft“. 

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